ELEMENTOS DE EXCEL

*En la imagen se muestran todos los elementos de Excel 2007 pero mencionaremos los elementos principales o propios del nuevo office Microsoft Excel*

*Barra de menú Fórmulas: la usamos cuando haya necesidad de realizar cálculos matemáticos y financieros un poco más avanzados y específicos; también se pueden realizar ejercicios de estadística y matemáticas financieras, los cuáles son muy útiles para analizar tendencias económicas, muestreos y préstamos bancarios, entre otras.

*Barra de menú Datos: brinda la posibilidad de obtener datos externos, es decir; de otros libros de Excel o de otras aplicaciones relacionadas como Microsoft Acces, Word o desde la Web. De igual manera, se puede trabajar con filtros de datos, subtotales, análisis de datos; este último es lo que tiene que ver con los complementos de Excel.

*Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa, es decir, la casilla donde estamos situados. Cuando vayamos a modificar el contenido de la celda, dicha barra variará ligeramente.

*Asistente de funciones: es el que ayuda a encontrar una determinada función para llegar al resultado deseado.

*Hojas de trabajo: Permite movernos por las distintas hojas del libro de trabajo. También podemos insertar o cambiarle el nombre a las hojas.

*Celda: es la intersección de una fila y una columna. Una celda puede contener texto, números, fecha, instrucciones, funciones u otros datos. También se puede combinar el cálculo con datos o instrucciones dispuestas en otras hojas del libro.

*Celda activa: es cuando se encuentra seleccionada una celda.

*Columna: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido vertical.

*Fila: Es un conjunto de varias celdas dispuestas en sentido horizontal.

Para una mayor descripción ver el siguiente video:

¿Como iniciar una hoja de calculo?

Ahora vamos a ver cuáles son los elementos básicos de Excel 2007, la pantalla, las barras, etc, para saber diferenciar entre cada uno de ellos. Aprenderás cómo se llaman, dónde están y para qué sirven. También cómo obtener ayuda, por si en algún momento no sabes cómo seguir trabajando. Cuando conozcas todo esto estarás en disposición de empezar a crear hojas de cálculo en el siguiente tema.

Iniciar Excel

Vamos a ver las dos formas básicas de iniciar Excel 2007.

Desde el botón Inicio situado, normalmente, en la esquina inferior izquierda de la pantalla. Coloca el cursor y haz clic sobre el botón Inicio se despliega un menú; al colocar el cursor sobre Todos los programas, aparece otra lista con los programas que hay instalados en tu ordenador; coloca el puntero del ratón sobre la carpeta con el nombre Microsoft Office y haz clic sobre Microsoft Excel, y se iniciará el programa.

· Desde el icono de Excel del escritorio.

· Para cerrar Excel 2007, puedes utilizar cualquiera de las siguientes operaciones:

· Hacer clic en el botón cerrar , este botón se encuentra situado en la parte superior derecha de la ventana de Excel.

· También puedes pulsar la combinación de teclas ALT+F4, con esta combinación de teclas cerrarás la ventana que tengas activa en ese momento.

· Hacer clic sobre el menú Botón Office y elegir la opción Salir.

Uso de las hojas de cálculo

Debido a la versatilidad de las hojas de cálculo modernas, se utilizan a veces para hacer pequeñas Bases de datos, informes, gráficos estadísticos, clasificaciones de datos, entre otros usos. Las operaciones más frecuentes se basan en cálculos entre celdas, las cuales son referenciadas respectivamente mediante la letra de la columna y el número de la fila

para mas información:

Tipos de hojas de cálculo

Muchas empresas han desarrollado hojas de cálculo.

–Excel: Diseñada por Microsoft en 1985 y renovada bianualmente, permite una gran cantidad de funciones de distintos tipos, y también introdujo la elaboración de gráficos representativos. El formato es el de un libro, con hojas con la forma de un cuaderno contable lleno de celdas. Cuenta con distintos tipos de menúsintegrados de una manera cómoda e intuitiva para el usuario (que lo hacen destacar y ser pionera en lo que respecta a estética, orden y organización), pero la mayoría de quienes lo frecuentan utilizan una cantidad muy básica de funciones. Es la hoja de cálculo más usada a pesar de ser como todos los productos de Microsoft Office, paga.

–Lotus 1.2.3: Desarrollada por la empresa IBM, fue el programa más popular en un tiempo por la rápida fama que consiguió al casi no tener ninguna falla. De algún modo, tiene un funcionamiento más práctico, que permite por ejemplo sumar más intuitivamente según lo que se tipee. Permite la focalización en losdetalles, al tiempo que las distintas versiones se han perfeccionado posibilitando crear cuadros. Como Lotus también comercializa Approach (base de datos), el programa permite combinarse con ellas, realizando cálculos y estadísticas derivadas de ello.

–Calc: Está integrado en el sistema OpenOffice, e integra algunas de las mejores características del Lotus con las del Excel. Permite abrir y guardar archivos con los formatos de los otros dos, lo que le da una practicidad que se le agrega a la buena inmunidad que tiene a los macrovirus –también debida a su poca difusión a comparación de las anteriores-. Introdujo la idea de realizar agrupaciones dentro de las tablas dinámicas. Permite, en contraste con el Excel, calcular respecto a fechas anteriores al siglo XX (la función fecha) aunque no soporta hojas con tamaños muy grandes (tiene una cantidad limitada de filas y columnas). Es software libre, por lo tanto gratuito y modificable.

–Numbers: La más reciente de todas, fue desarrollada por la empresa Apple a partir del 2007, especial para ser utilizada en los productos que funcionen con el sistema operativo que dicha empresa comercializa. La competencia más fuerte es con el Excel, y las ventajas aparecen en la exposición de las funciones (son muchas pero están bien explicadas y mostradas), en el diseño de la hoja (presenta 12 diseños más que la competencia) y en la exportación (mucha más compatibilidad con redes sociales, mails o PDF). Es pago, y se compatibiliza con todos los productos Apple.

–Kspread: La hoja de cálculo puesta en funcionamiento por Linux, en el marco de muchos procesadores gratuitos y abiertos a ser modificados por la propia comunidad que los utiliza. Las características que integra no son superiores a las otras, aunque permite importar casi todas las hojas de los otros tipos.

–Quattro Pro: Originalmente diseñada por Borland International, pero luego comercializada por Corel, introdujo la particular característica de crear mapas para distinguir las estadísticas por regiones. Se utiliza dentro de Windows, y la configuración general del software le trajo problemas legales a la compañía al ser muy similar al Lotus 1.2.3.

¿Que es una Hoja de Cálculo?

Se denomina hoja de cálculo a una herramienta informática que sirve como medio para realizar cálculos, operaciones lógicas y manejo de datos.

La hoja de cálculo es una aplicación de los paquetes de informática tradicionales que está programada para el manejo de datos numéricos y alfanuméricos con el propósito de obtener conclusiones informes de contabilidad. Las posibilidades de este tipo de aplicaciones son inmensas, ya que permite operar con cálculos complejos, fórmulas, funciones y elaborar gráficos de todo tipo.

Los orígenes de las hojas de cálculo modernas se remontan quizás a los años ’60, cuando artículos en revistas especializadas comenzaron a hacer referencia al concepto de “hoja de cálculo electrónica”. La primera hoja de cálculo fue creada por Dan Bricklin y se llamó VisiCalc.

Actualmente y en su forma más tradicional, las hojas de cálculo se emplean para hacer bases de datos numéricos, operaciones de cálculos entre celdas, informes y representaciones en gráfico de torta, barras y otros. Estas funciones no sólo son muy útiles para la administración y decisión a nivel ejecutivo, sino que también son fundamentales a la hora de presentar resultados y conclusiones laborales y de negocios a públicos y clientes.

Por su versatilidad y facilidad de uso a partir de un entrenamiento en el software, este tipo de programas permiten ahorrar mucho tiempo (de elaboración y resolución de cálculos extensos y complicados) y dinero (invertido en contadores y especialistas de cálculos y economía).

Hoy por hoy existen muchos programas que ofrecen esta variedad de servicios. La más común y popular en el mundo es la de Microsoft Office, de nombre Excel, que se emplea en pequeñas y grandes oficinas y hasta para llevar las finanzas familiares. También puede recurrirse a Calc, de OpenOffice.org, Gnumeric de Gnome Office, Numbers de Apple y varias otras de acuerdo con el sistema operativo que se use.

¿Cómo son las hojas de cálculo?

Fíjate en la siguiente imagen. Así luce una hoja de cálculo. Debes saber que al abrir un nuevo libro de Excel, aparecen tres hojas de cálculo de forma predeterminada. Verás sus nombres en las fichas o pestañas ubicadas en la parte inferior: Hoja1, Hoja2 y Hoja3. Puedes navegar entre diferentes hojas de cálculo haciendo clic sobre las pestañas.